Supports de communication et Documents commerciaux

 5 / 9 / 2014  377  1 Accompagnement à la création

Une fois que l’entreprise est juridiquement créée, l’entrepreneur est appelé à produire des supports de communication ainsi que des documents commerciaux qui seront remis ou adressés à des tiers.

 

Les supports de communication

Afin de communiquer avec ses partenaires, clients et prospects, l’entreprise doit disposer d’outils et supports de communication adaptés, qui permettent de dynamiser la communication externe de l’entreprise, et positionner son activité sur le plan marketing, générer des prospects et aider à vendre.

L’entrepreneur est appelé à choisir le logo, éditer le papier à en-tête avec les informations relatives à l'entreprise, et à faire réaliser les cartes de visite, les plaquettes commerciales, les brochures, le panneau publicitaire, et assurer une présence sur Internet à travers les réseaux sociaux (Facebook, Viadeo, etc …) voir à travers un site web dédié à l’entreprise.

La présence de l’entreprise sur Internet est devenue une nécessité, notamment pour celle qui démarre Internet est un outil de communication très efficace, qui permet de mettre en valeur l’entreprise et faire connaître sa marque, son logo, son activité, ses services mais aussi d'offrir une entrée en contact directe avec le client.

Pour les petits budgets, la présence sur le web peut être assurée via les réseaux sociaux, ou les blogs, dont la création est très simple et accessible pour toute personne qui sait manipuler l’outil informatique. Quand au coût de conception et réalisation d’un site web dédié à l’entreprise, il dépend de la nature du projet et du prestataire qui sera choisi.

Afin de diminuer les coûts des supports de communication, il est fortement suggéré de faire établir des devis pour une charte graphique complète :

  •  Logo
  •  Design site web- logo
  •  Carte de visite
  •  Papier entête
  •  Plaquette commerciale
  •  Brochure
  • Tous documents de communication

Afin de donner la meilleure image de l’entreprise, tous ces supports doivent être conçus de façon à valoriser les activités, les services et les produits de l’entreprise, ils doivent aussi comporter le nom, l’adresse et les coordonnées de l’entreprise.

Il est à signaler que le moment, le lieu et la méthode de diffusion sont aussi importants que les supports eux-mêmes.

 

Les documents commerciaux

Toute entreprise qui fait de la vente ou de la prestation de services est tenue d’utiliser des documents contractuels qui sont émises à destination des clients, tout en respectant des règles juridiques et fiscales précises.

C’est pourquoi l’entrepreneur doit avant de démarrer son activité, commencer par préparer les modèles des documents suivants :

  •  Le bon de commande
  •  La facture
  •  Le bon de livraison
  •  Les avoirs
  •  L’avance
  •  L’acompte

Il n’existe pas de règle de mise en page de ces documents, mais ils doivent tous comporter les Informations de base concernant l’entreprise, à savoir :

  • La dénomination de l’entreprise
  • L’adresse et les coordonnées de l’entreprise (téléphone, fax, E-mail, site web, …)
  • Le nom commercial

En plus des mentions d’usages, les factures doivent comporter d'autres mentions obligatoires :

  •  Dénomination sociale précédée ou suivie de l'indication de la forme juridique (SARL)
  •  Le montant du capital social
  •  Le numéro du registre de commerce (RC)
  •  Le numéro de patente
  •  Le numéro d’affiliation à la CNSS
  •  Le numéro de l’identifiant fiscale

Rédiger correctement les documents contractuels est essentiel pour se faire payer, et éviter les contentieux éventuels (voir modèles ci-après).

 

LE BON DE COMMANDE

Le bon de commande est un document complété par l'acheteur. Il doit préciser au vendeur la nature et la quantité de biens souhaités, le prix et la TVA applicable. Il peut aussi indiquer la date de livraison.

Les conditions générales de vente peuvent également être inscrites au recto du bon de commande.

Une fois ce bon de commande signé, acheteur et vendeur sont, en principe, engagés, le premier à retirer la marchandise et à payer le prix, le second à la livrer dans les conditions prévues.

LA FACTURE

La facture est un document commercial obligatoire émis en 2 exemplaires. Elle doit obligatoirement mentionner :

- l'identité du vendeur et de l'acheteur, le numéro de la facture, et la date de la vente.

- la désignation et la quantité des produits (ou des services) vendus. La quantité devant être exprimée en unités de produit (ou service), en poids, volume ou taux horaire selon les usages de l'entreprise ou de la profession.

- Le prix unitaire hors taxes de chaque produit (ou prestation), le taux de TVA applicable à chacun, le montant total hors taxes des produits soumis au même taux de TVA, le montant total de la TVA par taux applicable et le montant total du prix hors taxes, de la TVA et du prix TTC.

- Elle comporte également le montant des réductions commerciales, de l’escompte de règlement, de la TVA, les conditions de règlement et les pénalités encourues en cas de paiement après cette date.

Etape suivante: Recrutement du personnel

Commentaires

  • 05/09/2014 00:25

    Merci pour ces informations !!

    Dernière édition : 05/09/2014 00:26

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